Dokumentacja pracownicza zajmuje sporo miejsca w firmowym archiwum, szczególnie że przepisy wymagają jej przechowywania przez co najmniej 10 lat po zakończeniu zatrudnienia. Choć nie da się całkowicie uniknąć związanych z tym kosztów, istnieją skuteczne sposoby na ich obniżenie. Jak można to osiągnąć?
Dopełnij formalności
Akta osobowe pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 przechowujemy 10 lat od ustania zatrudnienia. W stosunku do pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 ustawodawca przewiduje inne rozwiązanie. Pracodawca będzie zobowiązany przechowywać dokumenty aż przez 50 lat, chyba że przekaże do ZUS:
- oświadczenie ZUS OSW,
- raport informacyjny ZUS RIA.
W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji ulega skróceniu do 10 lat po ustaniu zatrudnienia. Warto więc dopełnić formalności, i choć w przypadku dużej liczby zatrudnionych może być to czasochłonne, możesz skorzystać z pomocy specjalistów, szczegóły dostępne są pod poniższym linkiem https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-akt/kielce/. Jest to propozycja współpracy dla firm z Kielc.
Wybierz archiwum zewnętrzne
Utrzymywanie firmowego archiwum wiąże się z wysokimi kosztami, dlatego dobrym rozwiązaniem jest przekazanie dokumentacji kadrowej firmie zewnętrznej. Przechowywanie dokumentów w Kielcach, o którym więcej przeczytasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/kielce/, to także sposób na dodatkową przestrzeń w biurze. Nawet, jeśli Twoje archiwum dotychczas nie było „bogate”, ale zajmowało kilka pomieszczeń, różnicę odczujesz natychmiast. Podobnie jak w sytuacji, gdy nie było uporządkowane. Znalezienie dokumentów pochłania wtedy wiele cennego czasu, który pracownicy mogą wykorzystać efektywniej. Więcej na temat usługi, jaką jest archiwizacja akt, dowiesz się tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/kielce/.
Uporządkuj swoje archiwum
Archiwum to miejsce, do którego zaglądamy niechętnie, zwłaszcza jeśli nie jest ono uporządkowane. Tymczasem może okazać się, że zalega w nim sporo dokumentów, które można już zutylizować. Ich przechowywanie nie tylko pociąga za sobą koszty, ale też nie jest zgodne z przepisami. Ustawodawca zobowiązuje administratora danych do ich natychmiastowego zniszczenia, gdy tylko przestaną być wymagane. Porządek w archiwum można osiągnąć, korzystając z usług zewnętrznych – oferta dla firm kieleckich dostępna jest na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/kielce/. Prawidłowa archiwizacja dokumentów przynosi wiele korzyści, w tym obniża koszty stałe.
