Od stycznia 2019 przedsiębiorca za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień będzie musiał zapłacić karę do 100 tys. zł. Jednocześnie od nowego roku wejdą w życie przepisy, które ułatwią przechowywanie akt pracowniczych oraz obniżą związane z tym koszty.
Nadchodzą wielkie zmiany w sposobie przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od 1 stycznia 2019 r. dla wszystkich nowo zatrudnianych osób akta pracownicze pracodawca czy zleceniodawca będzie przechowywał tylko 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia. – Dla pracowników, którzy zostali zatrudnieni w danej firmie w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. można skrócić okres przechowywania akt z 50 do 10 lat, ale tylko przy spełnieniu dodatkowego warunku. Jest nim przekazanie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA. Natomiast akta pracowników/zleceniobiorców zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. przechowuje się dalej przez okres 50 lat – tłumaczy Piotr Olewiński Regionalny Rzecznik Prasowy ZUS województwa mazowieckiego.
Wraz z wejściem w życie ustawy zmienią się także przepisy dot. firm zajmujących się przechowywaniem dokumentów pracowniczych.- Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina, że każdy, kto prowadzi działalność związaną z przechowywaniem dokumentacji kadrowo-płacowej firm, musi być wpisany do rejestru przechowawców, który prowadzą marszałkowie województw. Niestety część dokumentacji jest przechowywana przez firmy niewpisane do rejestru, a dodatkowo warunki przechowywania niejednokrotnie odbiegają od standardów jakie obowiązują firmy przechowawcze. Nowością są wysokie kary za działanie bez wymaganych uprawnień. Od 1 stycznia 2019 roku za przechowywanie akt bez wymaganych uprawnień przedsiębiorca zapłaci karę do 100 tys. zł – przestrzega Piotr Olewiński.
– Przedsiębiorca, który do końca roku zgłosi do marszałka województwa wniosek o wpisanie do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, nie musi obawiać się żadnej kary za ujawnienie swojej działalności. Samo zgłoszenie zaś jest proste i zajmuje tylko chwilę. Do wniosku należy dołączyć oświadczenie o zgodności i kompletności danych oraz o spełnianiu warunków wykonywania działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej. Dodatkowo wymagany jest także dowód zapłacenia opłaty skarbowej – mówi Piotr Olewiński.
Sprawę można załatwić również korespondencyjnie. Przedsiębiorca, który nie zdąży zdobyć uprawnień przed upływem 31 grudnia 2018 roku, będzie musiał zakończyć działalność przechowalniczą, a dokumentację przekazać do firmy, która takie uprawnienia posiada.
